Questa settimana siamo in vena di consigli, con un post che cerca di dare consigli su come organizzare progetti di successo, poi uno su come organizzare riunioni efficaci. Se saremo capaci di organizzare al meglio le nostre risorse, vedremo rapidamente risultati significativi!
Buona lettura!
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Gli 8 segreti dei progetti di successo
Nel mondo aziendale, il successo di un progetto è spesso la misura definitiva della competenza di un team di management. Creare progetti di successo richiede non solo competenza ma anche un approccio strategico e una buona dose di determinazione.
Dopo anni di consulenza e decine di progetti di tutti i tipi, ho visto che nei progetti accadono più o meno sempre le stesse tipologie di problemi.
In pratica, esistono una serie di pattern comuni a tutti i progetti, indipendentemente dalla loro complessità o dalla dimensione dell’azienda. Ecco quindi 8 lezioni che ho appreso nel mio percorso di consulenza.
1. Chiarezza degli Obiettivi
Sembra banale, ma il primo passo verso un progetto di successo è una chiara comprensione degli obiettivi. Definire obiettivi SMART (Specifici, Misurabili, Attribuibili, Realistici, Temporizzati) offre una guida chiara per il team e aiuta a mantenere tutti allineati.
Lo fanno veramente in pochi.
Cosa vuol dire obiettivi SMART? Vuol dire che gli obiettivi devono essere specifici in modo che tutto il team comprenda esattamente cosa deve essere raggiunto. Devono essere misurabili per consentire il monitoraggio del progresso. Devono essere attribuibili, in modo che sia chiaro chi è responsabile. Devono essere realistici per essere raggiungibili e dovrebbero essere temporalmente definiti, stabilendo scadenze chiare.
2. Pianificazione Meticolosa
La pianificazione è il passo successivo fondamentale, nonché il pilastro di qualsiasi progetto di successo. Suddividere il progetto in fasi ben definite consente di avere una visione chiara del percorso da seguire. Stabilire scadenze per ciascuna fase e assegnare responsabilità ai membri del team assicura che tutti siano allineati e che il lavoro proceda in modo coordinato.
Qual è il problema? È un lavoro a sé stante.
Fare il PM di un progetto è faticoso, soprattutto nelle PMI che non sono molto abituate a lavorare per progetti. Senza entrare troppo nel merito, ci sono decine di libri sul Project Management, in generale le persone operative non riescono a farlo e se hanno delle attività in carico finiranno per svolgerle senza tenere “aggiornato” il progetto. Idem l’imprenditore o il CEO che sono impegnati in molte altre cose. Difficilmente il team di autoregola, per cui è necessario incaricare qualcuno, generalmente un precisino, che abbia l’incarico di dettare i tempi e fare il “rompiscatole”, altrimenti non se ne esce.
3. Comunicazione Efficace
Una comunicazione chiara e aperta è essenziale. Mantenere il team informato sugli sviluppi, ascoltare le preoccupazioni e risolvere i problemi in modo tempestivo aiuta a evitare malintesi e blocchi. Identificati in problemi, si propongono le possibili soluzioni, si discute, si decide, si prosegue.
Incoraggiare una comunicazione aperta è essenziale. La creazione di canali di comunicazione regolari, come riunioni o strumenti di comunicazione interna, può facilitare il flusso di informazioni e mantenere tutti “sul pezzo”. Attenzione alle riunioni: devono essere rapidi sprint di allineamento e non riunioni fiume dove si parla a lungo ma non si decide mai niente.
4. Risorse Adeguatamente Allocate
Ovviamente è importante assicurarsi di avere le risorse necessarie, sia esse umane, finanziarie o tecnologiche. Una carenza di risorse può compromettere il successo del progetto. Questa cosa va verificata prima di avviare il progetto.
Le risorse a cui faccio riferimento possono includere personale con competenze specifiche, budget finanziari o attrezzature. La mancanza di risorse adeguate può portare a ritardi o insuccessi nel progetto, quindi nella fase di pianificazione è essenziale avere ben chiare le risorse che ci servono.
5. Gestione dei Rischi
Prevedere e affrontare i rischi è un passo fondamentale. Identificare per tempo i potenziali ostacoli e pianificare azioni correttive è una parte cruciale della gestione del progetto.
Prevedere e gestire i rischi è fondamentale. Identificare le minacce potenziali e pianificare azioni correttive può aiutare a evitare che i problemi diventino insormontabili. La valutazione continua dei rischi durante il progetto è importante per affrontare nuove sfide che potrebbero emergere… e che sicuramente emergeranno.
6. Valutazione Continua
Valutare regolarmente il progresso del progetto è vitale. Questo consente di apportare modifiche e aggiustamenti quando necessario, mantenendo il progetto sulla buona strada.
Valutare regolarmente il progresso è un modo per assicurarsi che il progetto rimanga sulla giusta via. Questo implica il monitoraggio delle prestazioni rispetto agli obiettivi stabiliti e l'adattamento alle nuove situazioni o sfide che potrebbero emergere. La valutazione continua consente correzioni di rotta tempestive.
7. Coinvolgimento del Team
Coinvolgere il team nel processo decisionale e incoraggiare la collaborazione può portare a soluzioni più innovative e una maggiore motivazione.
Coinvolgere i membri del team nel processo decisionale e nella risoluzione dei problemi può portare a soluzioni più innovative e alla costruzione di un senso di proprietà nei confronti del progetto. Un team coinvolto è spesso più motivato a lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi.
8. Celebrare il Successo
Alla fine del progetto, non dimenticate di celebrare il successo. È un modo per riconoscere il duro lavoro del team e consolidare la motivazione.
La “celebrazione” può prendere diverse forme, come un incontro di feedback positivo o un riconoscimento formale delle realizzazioni. La cosa essenziale è comunicare la conclusione e il successo del progetto grazie al proficuo impegno del team.
Conclusioni
In sintesi, la gestione di progetti di successo richiede una combinazione di pianificazione, comunicazione e leadership.
Seguendo questi 8 segreti, ci sono ottime possibilità che il vostro progetto si concluda positivamente. Per esperienza, applicando gli otto punti con attenzione, sarete in grado di guidare il vostro team verso il successo in ogni progetto. La gestione del progetto richiede competenza, impegno e attenzione ai dettagli, ma i risultati positivi che ne derivano sono sempre gratificanti.
Anche la tua azienda soffre di “riunionite”?
Nel precedente post abbiamo parlato degli otto segreti dei progetti di successo e nel punto 3 mi sono soffermato sul tema delle riunioni. Avendo molte cose da dire sul tema, ho deciso di farne un post. Sì, in molte aziende che frequento esiste la "riunionite", un'attitudine a fare continue lunghe riunioni e con molte persone, ma quasi sempre con scarsi risultati. Alla fine si perde più tempo in riunioni che in attività operative. Avete mai provato a misurare il tempo che dedicate alle riunioni in una settimana? Probabilmente ne rimarrete sorpresi.
⛔ Si stima che durante le riunioni il 90% dei partecipanti pensi (anche) ad altro e il 75% svolga (anche) altre attività.
⚠ Secondo un'indagine condotta dalla Harvard Business Review nel 2017 su quasi 200 manager, il 65% ritiene che le riunioni ostacolino il completamento del lavoro, mentre il 71% le considera improduttive ed inefficienti. Inoltre, il tempo che i dirigenti dedicano alle riunioni ammonta in media a 23 ore a settimana, un notevole aumento rispetto alle 10 ore degli anni '60.
🚀 Le riunioni brevi possono migliorare la produttività e ottimizzare il tempo, consentendo di concentrarsi sulle azioni concrete.
Ma come si fa?
No, non come nella foto. Lo scoprirete dopo l’immagine
7 Domande per gestire al meglio una riunione
📈Ecco le sette domande da porsi:
1️⃣ 𝗟'𝗼𝗯𝗶𝗲𝘁𝘁𝗶𝘃𝗼 è 𝗰𝗵𝗶𝗮𝗿𝗼? Hai una chiara comprensione di ciò che vuoi ottenere da questa riunione? Definire un obiettivo chiaro è il primo passo per un meeting di successo.
2️⃣ 𝗜𝗹 𝗺𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴 𝘀𝗲𝗿𝘃𝗲 𝗱𝗮𝘃𝘃𝗲𝗿𝗼? È necessario tenere questa riunione o ci sono altri modi più efficienti per raggiungere il tuo obiettivo? Non sprecare tempo inutilmente.
3️⃣ 𝗖𝗵𝗶 𝗶𝗻𝘃𝗶𝘁𝗼? La selezione accurata degli invitati è fondamentale. Invita solo le persone il cui contributo è essenziale per raggiungere l'obiettivo.
4️⃣ 𝗤𝘂𝗮𝗻𝘁𝗼 𝗰𝗼𝘀𝘁𝗮 𝗾𝘂𝗲𝘀𝘁𝗼 𝗺𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴? Calcola il costo del meeting considerando il tempo delle persone coinvolte. Questo ti aiuterà a valutare se il meeting è un investimento valido.
5️⃣ 𝗦𝗲𝗿𝘃𝗲 𝗱𝗲𝗹 𝗺𝗮𝘁𝗲𝗿𝗶𝗮𝗹𝗲? Decidi se hai bisogno di materiali o documenti per sostenere il meeting. Assicurati di selezionarli con cura e di utilizzarli in modo efficace.
6️⃣ 𝗗𝗶 𝗾𝘂𝗮𝗹𝗲 𝘀𝗲𝘁𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗰’è 𝗯𝗶𝘀𝗼𝗴𝗻𝗼? Determina l'ambiente e le condizioni necessarie per il meeting. La scelta del luogo e dell'allestimento può influenzare l'efficacia della riunione.
7️⃣ 𝗛𝗮𝗶 𝗰𝗼𝗶𝗻𝘃𝗼𝗹𝘁𝗼 𝗶 𝗽𝗮𝗿𝘁𝗲𝗰𝗶𝗽𝗮𝗻𝘁𝗶 𝗻𝗲𝗹 𝗺𝗼𝗱𝗼 𝗴𝗶𝘂𝘀𝘁𝗼? Assicurati di coinvolgere i partecipanti in modo adeguato. La convocazione di un meeting non è solo un invito, ma una chiamata all'azione per ottenere risultati concreti.
Cosa ne pensate? Condividete le vostre esperienze e suggerimenti
News selezionate per te.
Ecco una selezione di notizie trovate in rete:
E’ stato presentato il primo edificio al mondo con acciaio privo di fossili.
Peab e SSAB hanno presentato il primo edificio al mondo con acciaio “fossil free” a Lund, in Svezia.
👉 LinkUn anno dopo aver acquistato Twitter per 44 miliardi di dollari, Musk ritiene che la società valga ora 19 miliardi di dollari, con un calo del 55%.
👉 LinkMeta lancia le versioni a pagamento di Facebook e Instagram. La sottoscrizione ha lo scopo di rispondere alle preoccupazioni delle autorità di regolamentazione dell’Unione Europea.
👉 LinkImran Chaudhri, ex Apple, scommette la sua reputazione e 240 milioni di dollari sull'indossabile AI di Humane. Dopo cinque anni di sviluppo, milioni di finanziamenti è stato presentato Ai Pin, un dispositivo indossabile che promette di mandare in pensione lo smartphone. Ci riuscirà?
👉 Link
Il libro della settimana: When they win, you win
👉Russ Laraway - When they win, you win
Esistono manager che erroneamente credono che mantenere i dipendenti insoddisfatti sia la via per ottenere profitti. Questo approccio, non solo compromette il benessere dei dipendenti, ma incide negativamente anche sui risultati finanziari.
Questo libro, presenta un approccio gestionale chiaro e completo che insegna ai leader come sviluppare un elevato coinvolgimento dei dipendenti. L'autore identifica tre elementi chiave: chiara definizione della direzione, coaching frequente e coinvolgimento attivo nei percorsi di carriera dei dipendenti.
Questo approccio, sviluppato presso aziende di successo come Google, Twitter, Qualtrics e Goodwater, dimostra che coltivare un team felice, produttivo e motivato, porta risultati positivi per tutti gli attori coinvolti: leader, clienti, azionisti e dipendenti.
Lo strumento della settimana: Sembly.ai
Visto che oggi abbiamo parlato di riunioni, vi presento un software ad hoc. Sembly è un tool basato sull’Intelligenza Artificiale che trascrive, prende appunti sulle riunioni e genera approfondimenti e to do!
Tra le varie cose che fa: registra i dettagli delle riunioni e rende le riunioni accessibili e cercabili. Offre trascrizioni precise, con identificazione dei partecipanti e pulizia delle parole superflue, consentendo l'uso di note e segnalibri con timestamp. Genera riassunti intelligenti delle riunioni, inclusi argomenti e dettagli, e può sostituirti in una riunione, fornendo un rapido accesso agli appunti.
The end.
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