🚀 GM Picks 32 - È una questione di priorità

...e di strumenti

Oggi parliamo di priorità e di come organizzarle per essere più efficaci. Siamo sempre presi da mille cose da fare, ma se vogliamo migliorare la nostra produttività dobbiamo imparare a selezionare e gestire le priorità. Poi c’è un ultimo post con gli strumenti di management moderno: ne presento altri tre.

Buona lettura!

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È (tutta) una questione di priorità

Siamo sempre più oberati di cose da fare e ogni giorno abbiamo mille attività da svolgere, ma come riusciamo a gestire questo turbinio senza uscirne pazzi?

Abbiamo bisogno di un sistema per la gestione delle priorità. In pratica è quella cosa che ci aiuta a capire su cosa lavorare e, soprattutto, quando. Questo implica stabilire una gerarchia di obiettivi e di azioni, lavorando sul momento ma senza perdere di vista gli obiettivi a lungo termine che, altrimenti rischiano di essere continuamente posticipati fino a che non ci rendiamo conto che siamo arrivati a scadenza o che siamo in enorme ritardo.

Per chi ha poco tempo da leggere, ecco di cosa parla l’articolo:

  • Organizzare le priorità rende la vita lavorativa quotidiana meno stressante e più in sintonia con gli obiettivi della tua attività.

  • L'ordinamento delle attività tramite la matrice costo-rendimento è un modo rapido per iniziare a organizzare il lavoro.

  • Costruisci la strategia di priorità e stila le liste di cose da fare mensili, settimanali e giornaliere e fai riferimento al modello per non perderti nel medio terine.

Di quali attività ci dobbiamo occupare?

La risposta è che dobbiamo scegliere le cose che contano davvero, altrimenti finiamo per passare la giornata a rispondere alle email o partecipare a riunioni inutili. Ecco alcune cose da fare per selezionare con cura le migliori attività da portare avanti:

  • Filtra le attività secondo le variabili costo vs. ricompensa. Il costo è lo sforzo o l’impegno necessario per condurre l’attività, mentre la ricompensa rappresenta l’importanza dell’attivia. Suddividi le attività come nella matrice sotto, cioè in base a sforzo e ricompensa. Questo aiuta a capire quali attività perseguire e quali abbandonare (elimina tutto ciò che sta a sinistra. Se non puoi eliminare allora delega). Un po’ come nella matrice di Eisenhower solo che in questo caso le attività sono valutate in base allo sforzo e al ritorno che ci danno. (Conosci la matrice di Eisenhower, vero?)

  • Impara a concentrarti sulle attività. Niente email, social o simili, ma focus totale sull'obiettivo. A volte anche solo 15 minuti sono sufficienti e per far questo ci sono varie tecniche come quella del 🍅 pomodoro, la conosci? Modifica l’approccio alle email e alle riunioni che di solito occupano gran parte della giornata lavorativa. Seleziona con cura gli incontri, esigi che siano ben preparati e definitivi. Seleziona le mail a cui rispondere e quelle da posticipare, delegare o, più semplicemente, ignorare.

  • Lascia un po’ di tempo per le emergenze. Nella gestione quotidiana capitano sempre e se, miracolosamente, non capitano allora hai un po’ di tempo per approfondire un tema o ideare una nuova iniziativa.

Come possiamo progettare una struttura efficace di gestione delle priorità? Ecco un possibile framework.

  1. Inizia con un po’ di visione del business per capire dove stai andando e, soprattutto, dove vuoi andare. Stila un elenco di obiettivi da raggiungere nei tre orizzonti temporali: breve, medio e lungo termine. Ricorda che gli obiettivi devono essere SMART: Specifici (Specific), Misurabili (Measurable), Raggiungibili (Achievable), Realistici e Pertinenti (Realistic) e Programmati (Timely).

  2. Elenca le attività, dalle risposte alle e-mail, alla pubblicazione sui social, dalle riunioni fino ai grandi progetti. Inserisci nella lista anche le attività che prevedi facciano parte del prossimo futuro e quelle che si potrebbero presentare con breve preavviso e richiedono la gestione dell’urgenza. Queste ultime sono difficili da prevedere ed è per questo che è sempre utile lasciarsi un po’ di tempo per eventuali “sorprese”.

  3. Confronta obiettivi e attività. Compila la matrice costo-rendimento e valuta le attività in termini di rilevanza verso gli obiettivi. È necessario essere critici, specialmente per le attività da delegare o automatizzare. Le attività del quadrante alto impegno/bassa ricompensa dovrebbero essere eliminate e possiamo fare un po’ di pulizia anche con le attività basso sforzo/bassa ricompensa.

  4. Crea un progetto guida. Il progetto guida è la macro direzione che prendiamo nel tempo e può essere un progetto o un’iniziativa di ampio respiro che contiene tutte le altre attività. Nel mio caso potrebbe essere il progetto editoriale di una newsletter settimanale. A differenza delle liste di attività, il progetto rimarrà per lo più invariato col passare del tempo. È un modo per ricordare dove stai andando e avere una guida su cui misurare le attività. Puoi anche creare diagrammi di flusso o identificare le diverse sotto-categorie (es. marketing, operations, ricerca e sviluppo, ecc.).

  5. Compila l’elenco di cose da fare. Eccoci all’applicazione pratica. Adesso elenca le attività comprensive di scadenze ed eventuali dipendenze. È facile con software appositi ma si può fare anche con Excel. Se vuoi qualche consiglio su sofftware e app, contattami

  6. Da questa lista estrai il lavoro quotidiano. In base alla lista creata, adesso puoi organizzare il lavoro quotidiano. Naturalmente dobbiamo anche manutenere l'elenco principale, aggiungendo nuove attività una volta completate quelle vecchie.

  7. Usa una tecnica per la gestione delle attività della giornata. Esistono numerose tecniche di prioritizzazione delle attività. Te ne racconto due. La prima è la metodologia Ivy Lee che consiste nell’annotare la sera i sei compiti più importanti per il giorno successivo, da eseguire rigorosamente in ordine. La seconda è quella chiamata “🐸 Eat the Frog” nella quale ti imponi di completare il ​​ compito più difficile come prima cosa. 😱

  8. Assicurati che la squadra sia allineata. Dal momento che di solito non si lavora da soli, dobbiamo organizzarci anche considerando i membri del team. Per questo si può prendere in considerazione la creazione di un elenco a livello aziendale. Qua usciamo un po’ fuori da questo post e andiamo a toccare metodi come BSC, iniziative strategiche e altri che servono a livello aziendale.

  9. Rivaluta sempre le attività. Il processo di gestione delle priorità si evolve in linea con lo svolgimento delle attività. Assegna uno spazio nel tuo diario per riorganizzare la lista principale ogni due mesi. Inoltre, a intervalli regolari, valuta se stai ottenendo i risultati attesi. In caso contrario, riconsidera le tue priorità e riparti dal punto iniziale.

Che ne pensi? Segui qualche metodologia precisa? Fammi sapere se ti interessa questo tema dell’organizzazione delle attività perché potremmo approfondirlo in vari modi interessanti.


L’era dell’equilibrio dinamico parte 3: OKR, SCRUM, EBM

Pensavate che gli strumenti di management moderno fossero finiti? Ovviamente no, e oggi ve ne racconto altri tre. Mi piacerebbe molto sapere se avete interesse ad approfondire uno di questi, in particolare l’OKR che sta diventando sempre più popolare.

OKR: Objectives and Key Results

OKR (obiettivi e risultati chiave) è un sistema di gestione ed esecuzione degli obiettivi sviluppato da Intel, poi adottato da Google e successivasmente da moltissime startup e aziende come Airbnb, LinkedIn, Samsung, Microsoft, Amazon. Ma gli OKR non sono utilizzati solo da aziende digital ma anche da numerosi colossi come Colgate, Walmart, GE, ING Bank.

Gli OKR sono semplici ma non semplicistici e si basano su 3 componenti principali: Obiettivi, Risultati Chiave e Iniziative. Ogni OKR contiene non più di 3-5 obiettivi e non più di 3-5 risultati chiave per ciascun obiettivo.

  • Gli obiettivi rispondono alla domanda: dove vuoi andare?

  • I risultati chiave rispondono alla domanda: come saprai che ci stai arrivando e come misurerai il successo?

  • Le iniziative rispondono alla domanda: cosa farai per arrivarci?

Gli obiettivi dovrebbero darti un senso di direzione e concentrazione. Se ben realizzato, dovrebbe ispirare le persone a lavorare per loro. Anche se parliamo di Management, non dobbiamo dimenticare che le emozioni e la passione contano.

I risultati chiave (key result) non sono altro che risultati misurabili che, una volta raggiunti, faranno avanzare verso l'obiettivo. In parole povere, i KR sono indicatori di successo.

Le iniziative svolgono invece un ruolo cruciale nell'esecuzione degli OKR perché sono le attività che metto in campo. Le iniziative son le mani degli OKR, fanno le cose!

SCRUM

Scrum è probabilmente il metodo agile più noto, tuttavia non è una vera e propria metodologia o processo, ma è un framework, cioè una modalità strutturata sui cui è possibile adattare una metodologia propria. Un framework agile, incrementale e iterativo, nato con l’obiettivo di facilitare lo sviluppo di prodotti, applicazioni e servizi.

Lo Scrum divide un progetto in sprint per coordinare il processo di sviluppo del prodotto con le esigenze del committente/cliente. Un processo iterativo in cui gli sprint durano da 2 a 4 settimane.

In modo simile al Lean Startup, nello Scrum la conoscenza deriva dall’esperienza e le decisioni vengono prese alla luce di ciò che si conosce. I tre pilastri che sostengono il modello sono: trasparenza, ispezione e adattamento

EBM

EBM (Evidence-Based Management) esamina 4 aree chiave del valore che, tutte insieme, contribuiscono alla capacità di un'organizzazione di fornire valore. Nello specifico, con evidence-based management si fa riferimento ad uno stile di gestione del lavoro e delle risorse le cui decisioni sono prese sulla base, appunto, di evidenze. La gestione basata sull'evidenza implica decisioni manageriali e pratiche organizzative informate dalle migliori evidenze disponibili.

  • Valore attuale: misura il valore fornito al cliente o all'utente oggi

  • Valore non realizzato: misura il valore che potrebbe essere realizzato soddisfacendo tutte le potenziali esigenze del cliente o dell'utente

  • Capacità di innovare (pivot): misura la capacità di fornire una nuova funzionalità che potrebbe servire meglio le esigenze di un cliente o di un utente.

  • Time to market: misura la capacità di fornire rapidamente nuove capacità, servizi o prodotti

Adottare l’approccio dell’evidence-based management permette di stare al passo con l’innovazione, e consente anche la facoltà di prendere decisioni effettuando interventi che siano a basso rischio di insuccesso e non arrechino danni alla propria azienda e, soprattutto, alle persone. Adottare l’approccio dell’evidence-based management vuol dire anche investire nella conoscenza e nella qualità, riducendo il margine di errore e fallimento.


Qualche news interessante

Ecco una piccola selezione di notizie trovate in rete che mi sono sembrate molto interessanti:

  • La Germania vuole investire diversi miliardi di euro per riportare in Europa la produzione di semiconduttori, con l'obiettivo di rafforzare la sovranità tecnologica tedesca ed europea (direi soprattutto tedesca…).
    👉 Link

  • Sembra un ossimoro ma HYBRIT, una partnership tra un'azienda mineraria, un'azienda elettrica e un'azienda siderurgica svedese ha annunciato di aver consegnato acciaio pulito a Volvo, una novità mondiale. È un enorme passo avanti nella corsa per ripulire una delle attività a più alta intensità di carbonio sulla Terra. Come hanno fatto? Scopritelo nell’articolo.
    👉 Link

  • Il governo inglese ha pubblicato il documento sulla strategia nazionale per l'Intelligenza Artificiale. Il documento rappresenta l'inizio di un cambiamento radicale per l'Intelligenza Artificiale nel Regno Unito, riconoscendo il potere di quest’ultima di aumentare la resilienza, la produttività, la crescita e l'innovazione nei settori pubblico e privato. Interessante vedere come un governo pubblichi un documento del genere (ben realizzato).
    👉 Link


Il libro della settimana: Hyperfocus

Oggi vi presento un libro molto interessante per quanto riguarda la produttività personale. La nostra attenzione non è mai stata così sopraffatta da continui stimoli come oggi e questo libro fornisce approfondimenti sul modo migliore per prendere in carico l’attenzione e raggiungere una maggiore produttività durante il giorno.

Hyperfocus aiuta a capire come concentrarsi più profondamente, pensare in modo più chiaro e lavorare in modo migliore ogni giorno.

Chris Bailey - Hyperfocus: How to be more productive in a world of distraction


Lo strumento della settimana: ClickUp

Sono sempre contento quando scovo delle “bombe” e le condivido con voi! Provate a gestire le attività con questo software!

Oggi vi propongo ClickUp, un software per Project Management molto interessante. Ha una grafica eccellente, viste di tutti i tipi, gestisce gli OKR, le risorse e il time tracking. Insomma è perfetto per uso personale, ma potete provarlo con il vostro team.

In più, nella versione personale è gratis! Vi consiglio di provarlo!

👉 Vai a ClickUp.com


YouTube - Eliminare e ridurre

Ho ripreso a registrare video e ne pubblicherò alcuni nelle prossime settimane, per il momento vi propongo questo video sui due verbi “eliminare e ridurre” che sono alla base dello Strategy Canvas e sono generalmente poco utilizzati, specialmente quando vogliamo creare valore.

Insomma, molto spesso “less is more” anche nel management!


This is the end, my friend

Anche per questa settimana finisce qui. Se questa newsletter ti ha incuriosito inoltrala a qualche tuo amico e digli di iscriversi! Ti è piaciuta veramente tanto? Pagami un caffè. 😎

👉 Sono a tua disposizione per approfondire i temi trattati.

Giacomo

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